Registrar un abono

Cobrar una cuota completa o un abono parcial: qué escribir en cada campo, qué entra a la caja y cuándo.

El cobro es la operación más usada de Prestafolio. Sirve para registrar lo que el cliente te acaba de pagar de un préstamo: la cuota completa, la cuota con su mora, o solo una parte (un abono parcial).

Se hace desde el detalle del préstamo, botón Cobrar. No hay una pantalla global de pagos: siempre se cobra dentro de un préstamo.

Necesitas la caja abierta. Todo movimiento de dinero exige una sesión de caja abierta. Si está cerrada, el formulario se abre pero el botón de guardar queda deshabilitado y verás el aviso; si intentas igual, el sistema responde "No hay una sesión de caja abierta".

Los campos del cobro

Campo	Qué es	Si lo dejas en blanco
Nº de cuota	Cuota que estás cobrando	Se propone la cuota vigente
Total	Lo que se paga de la cuota: capital + interés, SIN la mora	Se propone la cuota pendiente
Mora	La mora que estás cobrando, aparte del total	Se propone la mora acumulada; en blanco = 0
Efectivo	Billetes que te entregó el cliente	No se calcula vuelto
Vuelto	Se calcula solo: `efectivo − (total + mora)`	No aplica
Cobrado por	A quién se le atribuye el cobro en los reportes. Solo lo ve el propietario	El cobrador del préstamo si no tiene acceso; si no, quien registra (la Oficina, si eres tú)

El detalle importante: la mora NO se descuenta del total, se suma. Lo que entra a la caja es total + mora. Si escribes 5,000 de total y 350 de mora, cobraste RD$5,350.

Capital e interés no los tecleas: los deriva el motor financiero del cronograma del préstamo. Tú solo dices cuánto se pagó.

La excepción es el pagaré abierto. Ese tipo no tiene cronograma que derive la cuota, así que ahí sí escribes el interés de cada cobro: es el trato que hiciste con el cliente ("me pagas RD$500 al mes hasta que me devuelvas el capital"). Con una consecuencia que conviene saber: el interés que queda registrado es lo que el cobro exceda del capital que abonas. Si escribes un interés y luego un total que no cuadra con él, manda el total. Por eso en un pagaré abierto cambiar el interés no pide ningún permiso especial: no hay un interés calculado del que apartarse. Ver Tipos de préstamo.

En un pagaré abierto el formulario te pregunta primero qué vas a cobrar: Pagar intereses, que es lo normal y deja el capital libre por si el cliente adelanta algo, o Saldar el préstamo, que rellena el capital con el saldo pendiente. Elijas la que elijas, la mora se calcula sobre el interés del período, nunca sobre el capital: saldar no la multiplica. Ver Cómo se calcula la mora.

Ejemplo con números

Cuota #3 de un préstamo: capital RD$4,200 + interés RD$800 = RD$5,000. El cliente llega con 10 días de atraso y acumuló RD$350 de mora. Paga con RD$6,000 en efectivo.

Total: 5,000
Mora: 350
Efectivo: 6,000
Vuelto (calculado): 6,000 − 5,350 = RD$650

Al guardar:

La caja se acredita RD$5,350 (capital + interés + mora: la mora cobrada es efectivo recibido y pertenece a la caja).
El préstamo avanza: cuotas pagadas +1, total pagado +5,350, ganancia +1,150 (interés 800 + mora 350), y la próxima fecha de pago se mueve al siguiente período.
En el libro contable se registra: débito a Caja 5,350 contra Cartera de Préstamos 4,200 (el capital que el cliente devolvió), Ingreso por Interés 800 e Ingreso por Mora 350.

Abono parcial: la parte que sorprende

Si el cliente no trae la cuota completa, activa Abono parcial y escribe lo que sí trajo. El sistema guarda el abono dentro de un pago "abierto" de esa cuota.

Cada abono entra a la caja en el momento en que lo recibes. Lo que espera es el préstamo: no baja el capital ni avanza la cuota hasta que un abono final la completa. En ese momento la cuota queda pagada con todos los abonos juntos más la mora.

Consecuencia práctica: si vas a cuadrar la caja al cierre, el efectivo de los abonos parciales aún no figura en el sistema. Cobra la cuota completa cuando puedas, o cuenta ese efectivo aparte.

Cada abono guarda su propio Cobrado por: si María trae el primer abono y Pedro el que completa la cuota, los reportes reparten esa cuota entre los dos en proporción a lo que cobró cada uno. Ver Asignar cobradores y atribuir cobros.

Cada cuota admite hasta 10 abonos. El 10º solo se acepta si completa la cuota; un abono parcial que sería el décimo se rechaza con "complete la cuota".

Cómo se pliegan los abonos

Cuando completas una cuota que ya tenía abonos, el Total que escribes es lo que falta, no la cuota entera. El formulario ya te lo propone así.

Cuota de 5,000 · abono previo de 2,000 · mora 350:

Momento	Total que envías	Caja	Préstamo
Abono 1	2,000	sin cambio	sin cambio
Abono 2 (completa)	3,000	+5,350	cuota saldada

Doble clic, doble cobro: no pasa

Si el envío se repite (doble clic, conexión intermitente), el sistema reconoce que ese abono ya está registrado y no lo suma dos veces.

Errores que puedes ver

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
No hay una sesión de caja abierta	La caja está cerrada	Abre la caja y reintenta
El préstamo ya está saldado	No admite más pagos	Verifica el préstamo
El préstamo fue renovado	Estado terminal	Cobra en el préstamo nuevo
La cuota indicada ya fue saldada	Ese número de cuota ya se pagó	Usa la cuota vigente
El préstamo cambió de estado durante la operación	Otro cobrador tocó el préstamo mientras llenabas el formulario	Recarga y reintenta
El abono en curso cambió durante la operación	Entró otro abono a esa cuota entre que abriste el formulario y guardaste	Recarga y reintenta

Los dos últimos son protecciones anti doble-cobro: el sistema prefiere pedirte que reintentes con datos frescos antes que acreditar de más.

Quién puede cobrar

Requiere el permiso registrar pagos. Un agente solo puede cobrar los préstamos asignados a él; el titular cobra toda la cartera.

Los cobros de un cobrador sin acceso los registras tú: el dinero entra en tu caja y, gracias al Cobrado por, los reportes se los atribuyen a él. El recibo sale con Atendido por y el nombre de ese cobrador.

Ver también: Saldar un préstamo, Cómo se calcula la mora, Reversar un pago.