Arqueo y movimientos
Cómo se calcula el efectivo esperado, qué significa un faltante o un sobrante, y por qué una reversa no borra el cobro original.
El arqueo es el momento de la verdad: comparas el efectivo que el sistema dice que deberías tener con el que realmente hay en la gaveta.
La fórmula, tal cual la calcula Prestafolio
Esperado = Saldo inicial + Cobrado − Entregado − Gastos
- Saldo inicial: lo que declaraste al abrir la caja.
- Cobrado: la suma de lo que entró al turno (movimientos de entrada), sin contar los gastos anulados.
- Entregado: la suma de lo que salió del turno (movimientos de salida), sin contar los gastos.
- Gastos: los gastos pagados en efectivo durante el turno, menos los que se anularon (el efectivo de un gasto anulado vuelve a la caja). Van en su propia línea para que no se mezclen con lo cobrado ni con lo entregado.
Y al cerrar:
Diferencia = Efectivo contado − Efectivo esperado
Diferencia | Significa |
|---|---|
0 | La caja cuadra. |
Positiva | Sobrante: hay más efectivo del que debería. |
Negativa | Faltante: falta efectivo. |
Ejemplo numérico completo
Turno de un martes:
# | Movimiento | Tipo | Monto |
|---|---|---|---|
Saldo inicial declarado al abrir | RD$ 5,000.00 | ||
1 | Cobro de cuota (cliente A) | Entrada | RD$ 3,500.00 |
2 | Desembolso de préstamo nuevo (cliente B) | Salida | RD$ 4,000.00 |
3 | Cobro de cuota (cliente C) | Entrada | RD$ 2,000.00 |
4 | Reversa del cobro #3 (era el cliente equivocado) | Salida | RD$ 2,000.00 |
- Cobrado (entradas) = 3,500 + 2,000 = RD$ 5,500.00
- Entregado (salidas) = 4,000 + 2,000 = RD$ 6,000.00
- Esperado = 5,000 + 5,500 − 6,000 = RD$ 4,500.00
Cuentas la gaveta y hay RD$ 4,500.00 → diferencia RD$ 0.00, la caja cuadra.
Si al contar aparecieran RD$ 4,300.00, la diferencia sería −RD$ 200.00: un faltante de doscientos pesos.
Si ese mismo día se hubiera pagado además un gasto de RD$ 300.00 en efectivo, Gastos sería RD$ 300.00 y el Esperado bajaría a 5,000 + 5,500 − 6,000 − 300 = RD$ 4,200.00.
El detalle que confunde a todo el mundo: la reversa
Fíjate en el ejemplo: el cobro #3 se reversó, y aun así sigue apareciendo en la lista y suma en "Cobrado". Es correcto y es deliberado.
El registro de movimientos de la caja es solo-añadir: nada se borra nunca. Cuando reversas un cobro, Prestafolio añade un movimiento de salida por el mismo monto en lugar de eliminar el de entrada. Así queda el rastro completo: se cobró, y después se devolvió.
Consecuencias prácticas:
- Los totales Cobrado y Entregado del turno están inflados por las reversas, pero el Esperado siempre es correcto, porque la entrada y la salida se cancelan entre sí.
- Por eso lo que un cobrador "cobró" en el desglose del turno puede no coincidir con lo que muestran los reportes de sus pagos. No es un error: es la diferencia entre efectivo que pasó por sus manos y pagos que siguen vigentes. Lo explicamos en Caja por cobrador.
Los tipos de movimiento
Concepto | Entra o sale | Cuándo se genera |
|---|---|---|
Desembolso | Sale | Creas un préstamo y entregas el dinero. |
Cobro | Entra | Registras un pago de cuota o el cargo de un servicio. |
Reverso | Sale | Reversas un pago o el cobro de un servicio: el dinero se devuelve. |
Reembolso | Entra | Eliminas un préstamo sin pagos: el capital vuelve a la caja. |
Ajuste | Entra o sale | Cambias el monto de un préstamo ya creado (sube = sale la diferencia; baja = entra). |
Reintegro por renovación | Entra | Al renovar, el capital pendiente del préstamo viejo vuelve a la caja antes de desembolsar el nuevo. |
Abono a cuenta | Entra | Recibes un abono parcial de una cuota: el dinero entra a la caja en ese momento, aunque la cuota siga pendiente. |
Gasto | Sale al pagarlo en efectivo, entra al anularlo | Registras un gasto pagado en efectivo, o anulas uno ya registrado: el dinero vuelve a la caja. |
Un cobro en lote (varias cuotas del mismo préstamo de una vez) genera un solo movimiento por la suma total, no uno por cuota. En el reporte lo verás como un único Cobro.
El reporte de una sesión
Desde Caja → Historial de cajas, entra a cualquier sesión (abierta o cerrada) y verás:
- Resumen: estado, saldo inicial, contado, esperado, diferencia, quién la abrió y cuándo.
- Totales: entregado, cobrado, gastos, esperado.
- Movimientos: cada entrada/salida con su concepto, monto, agente que la registró y fecha.
- Desglose por agente: cuánto entregó, cuánto cobró y cuánto gastó cada persona en ese turno.
Los totales y el desglose por agente son dinero del negocio completo: exigen el permiso de estadísticas de caja. Sin él verás la lista de movimientos, pero no las sumas (Permisos de caja).
Una vez cerrada la sesión, el esperado que ves es el que se guardó en el arqueo, no un recálculo: la foto del cierre no cambia con el tiempo.
Si la caja no cuadra
Cerrar con diferencia está permitido: Prestafolio registra el faltante o el sobrante y cierra igual. No genera ningún ajuste automático ni toca tu contabilidad: la diferencia queda como un dato del arqueo, para que tú decidas qué hacer con ella.
Antes de cerrar con diferencia, revisa lo típico:
- ¿Hay un cobro que se hizo en efectivo y no se registró en el sistema? (o al revés)
- ¿Alguien sacó dinero de la gaveta para un gasto y no lo anotó? Regístralo en Contabilidad → Gastos (ver Gastos).
- ¿Se desembolsó un préstamo con dinero que no salió de esa gaveta (transferencia, otra cuenta)?
- ¿Quedaron cuotas cobradas de ayer con la caja de ayer aún abierta?
Usa siempre el campo de nota al cerrar para dejar escrito el porqué. El historial guarda esa nota junto a la diferencia.
Esperado del turno ≠ saldo de la caja
Son dos números distintos y es normal que no coincidan:
| Qué es | Dónde se ve |
|---|---|---|
Esperado del turno | El efectivo que debería haber en la gaveta ahora, partiendo de lo que declaraste al abrir. | Panel de Caja y arqueo. |
Saldo de la caja | El saldo contable del efectivo del negocio, acumulado a lo largo de todos los turnos. | Tarjeta "Caja" del panel principal. |
El saldo inicial que declaras al abrir es un conteo, no un ingreso: no mueve el saldo contable. El límite para desembolsar (el aviso de saldo insuficiente) se mide contra el saldo de la caja, no contra lo que declaraste esta mañana.