Gastos

Todo negocio tiene gastos que no son un préstamo: el alquiler del local, el combustible de la ruta, la luz, el papel. El módulo de Gastos sirve para registrarlos con su comprobante y para que tu contabilidad y tu caja los vean solos, sin que tengas que escribir un asiento a mano.

Dónde está y qué plan lo incluye

Entra a Contabilidad → Gastos. Está disponible en los planes Gold y Premium; en Gratis y Basic verás un aviso de que Gastos está disponible en Gold. Necesita además que la contabilidad esté activa: un gasto sin asiento sería dinero que sale sin rastro.

Si trabajas con agentes, ten en cuenta que Contabilidad se abre con el permiso de contabilidad o con el de gastos: un agente que solo tiene permisos de gastos ve Contabilidad en el menú y aterriza directo en Gastos. La barra de secciones de Contabilidad solo le muestra las secciones que sí puede abrir. Ver Roles y permisos.

El ciclo de un gasto: Borrador, Registrado, Anulado

Cada gasto tiene un folio y pasa por tres estados:

Para crear uno, pulsa Registrar gasto. Dentro del formulario eliges entre Guardar borrador (para terminarlo después) y Registrar (para que cuente ya). Si pagas en efectivo y no hay una caja abierta o no hay efectivo suficiente, el botón Registrar queda bloqueado y el formulario te explica por qué; en ese caso puedes Guardar borrador y registrarlo después.

Qué se pide

La cuenta de gasto

La lista incluye las cuentas 5301 a 5307 del plan de cuentas (gastos operativos, sueldos y comisiones de cobradores, alquiler, servicios, transporte y combustible, papelería y otros gastos). 5201 y 5202 no aparecen: las usa el sistema para la provisión y el castigo de incobrables. Con el plan Premium puedes crear tus propias cuentas de gasto y también aparecen aquí.

La cuenta de pago

• Efectivo: siempre sale de la caja. No eliges cuenta de pago.
• Transferencia, tarjeta o cheque: por defecto sale de 1102 Banco. Con el plan Premium, si creaste tus propias cuentas bancarias en la categoría de efectivo y bancos, también puedes elegirlas. La cartera, la provisión y la caja no se pueden usar para pagar un gasto.

Qué asiento genera

Al registrar un gasto, Prestafolio postea un asiento con la fecha del gasto: debita la cuenta de gasto y acredita la caja o el banco. Ejemplo: RD$1,200 de combustible pagados en efectivo.

Si lo hubieras pagado por transferencia, el crédito iría a 1102 Banco (o a la cuenta de pago que elegiste). El gasto aparece como Gasto en la lista de asientos.

Como todo asiento, queda etiquetado con la caja de quien lo registró: el de un agente va a su caja y el del titular a Titular / Oficina. Es el mismo filtro de la balanza de comprobación.

Gastos en efectivo y la caja

Un gasto pagado en efectivo sale del cajón, así que:

• Necesita una caja abierta. Si no la hay, el formulario te avisa (No tienes una caja abierta) y te lleva a la caja. Ver Abrir y cerrar la caja.
• No puede superar el efectivo esperado. Si pides más de lo que hay, se rechaza con La caja no tiene efectivo suficiente para este gasto.
• Se refleja en el arqueo, en su propia línea. El gasto aparece como un movimiento de tipo Gasto y la fórmula del cuadre queda como Saldo inicial + Cobrado − Entregado − Gastos. Ver Arqueo y movimientos.

Cuánto efectivo hay disponible (Efectivo disponible en tu caja) solo lo ve quien tiene el permiso de estadísticas de caja. Quien no lo tiene puede registrar el gasto igual, pero si supera lo que hay recibe el rechazo sin la cifra. Ver Permisos de caja.

Los gastos pagados por transferencia, tarjeta o cheque no tocan la caja y no necesitan sesión abierta.

Anular un gasto

En un gasto Registrado, pulsa Anular gasto y confirma. Esto:

• Reversa el asiento: nada se borra, se crea un asiento contrario. Aparece como Reverso de gasto.
• Devuelve el efectivo a la caja si se pagó en efectivo, como una entrada en la caja abierta. Por eso anular un gasto en efectivo exige una caja abierta.
• Deja el gasto como Anulado, sin posibilidad de editarlo.

La reversa siempre lleva la fecha de hoy. Si el período de hoy está cerrado, se rechaza con No se puede hacer: el periodo contable de esa fecha ya está cerrado. Lo mismo pasa al registrar un gasto con una fecha que cae en un período cerrado. Ver Períodos fiscales y cierre.

El comprobante

Cada gasto puede llevar un comprobante: la foto o el PDF del recibo.

• Formatos: JPG, PNG, WEBP o PDF, de hasta 4 MB. Las imágenes se comprimen al subirlas.
• Lo subes desde el formulario o desde el detalle del gasto (Subir comprobante, Reemplazar, Quitar comprobante, Ver comprobante).
• Cuenta contra el almacenamiento de tu plan, igual que los archivos de los clientes. Quitar el comprobante, o eliminar un borrador, libera ese espacio. Ver Almacenamiento.
• Si el gasto se guarda pero el comprobante no se pudo subir, el gasto no se pierde: súbelo después desde su detalle.

Buscar y revisar

La lista de gastos trae un resumen (total registrado y desglose por cuenta) y filtros por Desde, Hasta, Cuenta de gasto, Forma de pago, Estado, Cobrador y Registrado por (ambos solo para el titular) y un buscador por descripción, referencia, notas o folio. El botón Descargar CSV exporta lo que estás viendo, con los mismos filtros (necesita el permiso de exportar).

La pantalla de Gastos se abre en el mes en curso: Desde muestra el día 1 del mes y Hasta el día de hoy, y la lista, el resumen y el CSV usan ese rango. Para ver otro periodo, cambia Desde y Hasta. Para ver todo el historial, vacía las dos fechas o pulsa Quitar filtros: sin fechas no hay límite y la pantalla no vuelve al mes en curso. El mes en curso solo se aplica al entrar por primera vez; si vacías solo Desde, ves todo hasta la fecha de Hasta.

El total y el resumen por cuenta usan los mismos filtros que la lista (fechas, cuenta de gasto, forma de pago, cobrador, registrado por y búsqueda) y suman solo los gastos Registrados: los borradores y los anulados no cuentan. Por eso, si filtras por estado Borrador o Anulado, el cuadro del total se oculta. Un agente solo ve los totales de los gastos que él registró.

Al registrar un gasto, si ya existen gastos parecidos (misma cuenta y mismo monto, o misma referencia, en los 15 días anteriores) verás el aviso Posibles gastos duplicados con enlaces para revisarlos. Es solo un aviso: el gasto ya quedó registrado.

Quién ve qué

• El titular ve y opera todos los gastos del negocio.
• Un agente ve y opera solo los gastos que él registró. Los de otros no le aparecen, ni siquiera por su enlace.

Los permisos del grupo Gastos son tres: Ver, Gestionar (crear, editar borradores, registrar, anular y adjuntar el comprobante) y Exportar. Ver Roles y permisos.

El reporte de gastos

En Reportes → Gastos tienes el total gastado y los gastos registrados, cortados por cuenta, por mes y por cobrador. Para abrirlo hacen falta dos permisos: el de reportes y el de ver gastos; descargarlo en CSV pide además el de exportar. Un agente ve ahí solo lo que él registró.

El reporte cuadra con tu contabilidad: un gasto cuenta en el mes de su fecha y, si lo anulas, la anulación resta en el mes en que se anuló. Los borradores nunca cuentan. Un gasto de febrero anulado en abril sigue en febrero y aparece restando en abril.

Si algo sale mal