El ledger de partida doble

Prestafolio lleva contabilidad de partida doble por debajo de todo lo que haces. No tienes que saber contabilidad para usarlo: el sistema arma los asientos solo. Pero entender cómo funciona te da algo muy valioso: la certeza de que tu dinero está cuadrado.

Para qué sirve

La partida doble es una idea muy vieja y muy simple: el dinero no aparece ni desaparece, solo se mueve de un lado a otro. Si sacas RD$10,000 de tu caja para prestárselos a alguien, ese dinero no se evaporó: ahora está en la calle. Salió de un sitio y entró a otro.

Por eso cada operación se registra dos veces: de dónde salió y a dónde llegó. A la parte que "entra" se le llama débito, y a la que "sale" crédito. La regla de oro es:

En todo momento, la suma de los débitos es exactamente igual a la suma de los créditos.

Si esa igualdad se rompe, hay dinero sin explicar. Prestafolio no te deja romperla: un asiento que no cuadra es rechazado antes de guardarse.

Qué es un asiento

Un asiento es el registro de una operación. Tiene una fecha, una descripción, un número correlativo y dos o más líneas. Cada línea toca una cuenta y va o al débito o al crédito, nunca a los dos, nunca a ninguno.

Ejemplo real: prestas RD$10,000 a un cliente.

Léelo así: tu caja bajó RD$10,000 y tu cartera (el dinero que te deben) subió RD$10,000. No perdiste nada: cambiaste efectivo por una deuda a tu favor.

Los asientos que Prestafolio genera solo

No escribes ninguno de estos: se postean automáticamente, dentro de la misma operación, de forma que o se guarda todo o no se guarda nada.

Desembolso de préstamo

Cobro de una cuota con mora

Cliente paga RD$2,300: RD$1,500 de capital, RD$500 de interés y RD$300 de mora.

Fíjate en lo que dice este asiento: de los RD$2,300 que entraron a tu caja, solo RD$1,500 son recuperación de tu capital. Los otros RD$800 son ganancia (interés + mora). Esa distinción es la que te permite saber cuánto ganaste de verdad, y es la que un cuaderno no te da.

Cobro de un cargo de servicio

Cliente paga RD$1,650 de un servicio recurrente: RD$1,500 del cargo y RD$150 de mora.

La mora de servicios usa la misma cuenta 4102 que la mora de préstamos: es la misma naturaleza de ingreso.

Otras operaciones automáticas

• Renovación de préstamo: dos asientos separados: uno reintegra a caja el capital pendiente del préstamo que se salda (DR 1101 / CR 1200) y otro desembolsa el préstamo nuevo (DR 1200 / CR 1101), exactamente igual que un desembolso normal.
• Ajuste de capital: si subes el monto, DR 1200 / CR 1101; si lo bajas, al revés. Un ajuste de cero no genera asiento.
• Castigo de incobrable: ver Provisión de incobrables.
• Provisión: ver el mismo artículo.

Reversas: nunca se borra, se contra-asienta

Cuando reversas un pago o anulas un préstamo, Prestafolio no borra el asiento original. Crea un asiento de reversa: las mismas líneas con débitos y créditos intercambiados, de modo que el neto queda en cero.

Esto es deliberado. Un ledger del que se pueden borrar renglones no sirve como evidencia de nada. El rastro completo, lo que pasó y lo que se deshizo, queda para siempre.

Una consecuencia práctica: si el módulo de contabilidad se desactivara después de un cobro, la reversa de ese cobro se postea igual. El asiento original nunca queda huérfano.

La caja es el ledger

Esto es importante: la cuenta 1101 Caja General es la única autoridad de tu saldo de efectivo. No hay un "saldo de caja" guardado en otro lado que pueda desincronizarse. Lo que dice 1101 es lo que hay.

De ahí sale también la protección contra sobregiro: si un desembolso dejaría la caja en negativo, la operación completa se rechaza: no se crea el préstamo ni el asiento.

Qué plan lo incluye

El motor contable está activo en todos los planes, incluido el plan Gratis. Todo lo de arriba pasa en tu cuenta desde el primer día, prestes lo que prestes: cada asiento se registra por dentro y tus libros cuadran.

Lo que cambia por plan es cuánto puedes ver y tocar de ese ledger. En Gratis el motor corre, pero no hay panel de contabilidad: no ves el resumen ni los reportes hasta pasar a un plan de pago.

Si algo sale mal

• "El módulo de contabilidad no está activo": es un error de configuración de tu cuenta, no algo que hiciste mal. Sin contabilidad activa no se puede mover dinero: es la protección que evita que un desembolso vacíe tu caja sin dejar rastro. Contacta soporte.
• "El período fiscal está cerrado": intentaste registrar una operación con fecha dentro de un período ya cerrado. Ver Períodos y cierre.