Crear un contrato de servicio
Los campos del contrato, qué significa cada uno y qué puedes cambiar después sin romper nada.
Crear el contrato es lo único que haces a mano. De ahí en adelante los cargos salen solos.
Antes de empezar
- El cliente ya debe estar registrado. El servicio se le cuelga a un cliente existente.
- No necesitas la caja abierta. Crear un contrato no mueve dinero: solo declara lo que el cliente te va a deber. La caja abierta hace falta al cobrar, no al crear.
- Necesitas el permiso
services:write.
Los campos
Campo | Qué es | Detalles |
|---|---|---|
Cliente | A quién le cobras | Obligatorio. Debe existir en tu cartera |
Nombre | Cómo llamas al servicio | Obligatorio. Hasta 200 caracteres. Ej.: "Vigilancia mensual", "Membresía gym" |
Descripción | Detalle libre | Opcional. Hasta 2 000 caracteres |
Monto | Lo que se cobra cada período | Obligatorio. Mínimo RD$ 0.01 |
Frecuencia | Cada cuánto se emite un cargo | Diaria, semanal, quincenal (15 días) o mensual (por defecto) |
Días de gracia | Cuántos días de atraso se toleran antes de que corra la mora | 10 por defecto. De 0 a 365 |
Fecha de inicio | Vencimiento del primer cargo | Obligatoria |
Cobrador asignado | Qué agente lo atiende | Opcional. Solo el titular puede asignarlo |
Qué pasa en el momento de crearlo
- Se guarda el contrato en estado Activo.
- Se emite de inmediato el cargo #1, con vencimiento igual a la fecha de inicio.
- Se agenda el corte del próximo período (un mes/quincena/semana/día después, según la frecuencia).
No se posta nada en contabilidad y no se toca la caja: un cargo emitido es solo una cuenta por cobrar. El asiento contable se genera al cobrar, no al emitir.
La fecha de inicio
- Hoy o a futuro: es lo normal. Si la pones a futuro, el cargo #1 queda emitido pero con vencimiento futuro y no se le acumula mora hasta que venza.
- En el pasado: se permite, pero hasta 31 días atrás. Más viejo que eso el sistema lo rechaza.
¿Por qué el tope de 31 días? Porque el contrato materializa de golpe todos los cargos que "debieron" haberse emitido desde la fecha de inicio. Un contrato diario con fecha de inicio de hace un año generaría cientos de cargos vencidos de una sola vez. Si de verdad necesitas registrar un histórico viejo, crea el contrato con fecha reciente y cobra aparte lo pendiente.
Asignar un cobrador
Es opcional, pero define quién ve el servicio:
- Con cobrador asignado, ese agente lo ve en su lista (y solo ve los suyos).
- Asignar es exclusivo del titular de la cuenta. Si un agente intenta crear un servicio asignándoselo a alguien, recibe un error de permisos. Un agente sí puede crear un servicio sin asignarlo.
- El agente debe ser miembro activo que ya aceptó su invitación. Si aún no aceptó, no se le puede asignar.
Errores que puedes ver al crear
Mensaje | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
El cliente no existe | El cliente fue borrado o no es de tu cuenta | Registra el cliente primero |
El agente no es un miembro activo | Invitaste al agente pero aún no aceptó, o ya no está activo | Espera a que acepte, o déjalo sin asignar |
Solo el titular puede asignar un cobrador | Un agente intentó asignar | Crea el servicio sin asignar, y que el titular lo asigne |
La fecha de inicio no puede ser anterior a 31 días atrás | Fecha de inicio demasiado vieja | Usa una fecha más reciente |
Editar el contrato después
Puedes cambiar nombre, descripción, monto, frecuencia y días de gracia en cualquier momento, mientras el contrato no esté cancelado. Un contrato cancelado ya no se edita (es terminal).
Ojo con el efecto de cada cambio: no todos se comportan igual:
Si cambias… | Efecto |
|---|---|
Monto | Solo afecta a los cargos futuros. Los cargos ya emitidos conservan el monto con el que nacieron |
Días de gracia | Re-precia la mora de TODOS los cargos abiertos, no solo los futuros. Subir la gracia baja (o borra) la mora que ya se veía acumulada |
Frecuencia (contrato activo) | El próximo cargo se re-agenda desde hoy, con la nueva cadencia. No genera cargos retroactivos |
Frecuencia (contrato pausado) | Se guarda, pero no reanuda nada. Los cargos vuelven solo cuando reactivas |
Nombre / descripción | Cosmético |
La gracia sí es retroactiva y el monto no. Es la asimetría que más sorprende: si le subes los días de gracia a un contrato con cargos vencidos, la mora que veías se recalcula a la baja al instante.
Un detalle sobre borrar clientes
Mientras un cliente tenga un servicio activo o pausado, no lo puedes eliminar. Primero cancela sus servicios (mira Pausar, reanudar y cancelar); un servicio ya cancelado no bloquea el borrado.
Siguiente paso
Cargos y cobros: cómo se cobra lo que el contrato emite.