El plan de cuentas
Las 16 cuentas con las que nace tu contabilidad, qué significa cada una y cómo crear las tuyas.
El plan de cuentas es la lista de "gavetas" donde se guarda cada peso. Todo asiento mueve dinero entre dos o más de estas gavetas. Prestafolio te lo crea completo el día que abres tu cuenta: no tienes que inventarlo.
Para qué sirve y cuándo lo uso
Lo consultas cuando quieres saber de dónde salió o a dónde fue un monto: qué es "4102", por qué tu cartera dice lo que dice, o cuánto llevas ganado en intereses este año. Se encuentra en Contabilidad → Plan de cuentas (planes Gold y Premium).
Las cinco clases
Toda cuenta pertenece a una de cinco familias:
Clase | Qué es | En lenguaje llano |
|---|---|---|
1 Activos | Lo que tienes | Tu efectivo y lo que te deben |
2 Pasivos | Lo que debes | Dinero que recibiste pero aún no es tuyo |
3 Patrimonio | Lo que es tuyo de verdad | Tu capital y tus ganancias acumuladas |
4 Ingresos | Lo que ganas | Intereses, mora, servicios |
5 Gastos | Lo que te cuesta | Provisiones, pérdidas, gastos operativos |
Y la identidad que nunca falla: Activos = Pasivos + Patrimonio.
Las 16 cuentas que ya tienes
Clase 1: Activos
Código | Cuenta | Para qué |
|---|---|---|
1101 | Caja General | Tu efectivo. Es la única autoridad de tu saldo de caja. |
1102 | Banco | Efectivo en banco (disponible, sin automatización todavía). |
1200 | Cartera de Préstamos | El capital que tienes prestado en la calle. |
1210 | Interés por Cobrar | Interés devengado pendiente de cobro. |
1220 | Mora por Cobrar | Mora devengada pendiente de cobro. |
1290 | Provisión Incobrables | Tu colchón contra préstamos que no vas a recuperar. |
1290 es especial: es una contra-cuenta. Vive entre los activos pero resta en vez de sumar: es la parte de tu cartera que ya asumes como perdida. Ver Provisión de incobrables.
Clase 2: Pasivos
Código | Cuenta | Para qué |
|---|---|---|
2102 | Anticipos de Cobro | Dinero recibido que todavía no se ganó. |
Clase 3: Patrimonio
Código | Cuenta | Para qué |
|---|---|---|
3101 | Capital del Prestamista | El dinero que tú pusiste en el negocio. |
3202 | Utilidades Retenidas | Ganancias de períodos ya cerrados. |
3203 | Resultado del Ejercicio | Resultado del período en curso. |
Clase 4: Ingresos
Código | Cuenta | Para qué |
|---|---|---|
4101 | Ingreso por Interés | Interés cobrado en préstamos. |
4102 | Ingreso por Mora | Mora cobrada, de préstamos y de servicios. |
4103 | Ingreso por Servicios | Cargos de servicios recurrentes cobrados. |
Clase 5: Gastos
Código | Cuenta | Para qué |
|---|---|---|
5201 | Gasto Provisión | Lo que reservas cada período contra incobrables. |
5202 | Pérdida por Castigo | La pérdida real cuando castigas un préstamo. |
5301 | Gastos Operativos | Tus gastos del negocio (se registran con asientos manuales). |
Cuentas por defecto: el mapeo
Prestafolio necesita saber cuál cuenta usar para cada tipo de movimiento. Ese enlace se llama mapeo y se configura solo al crear tu cuenta: el desembolso siempre sale de 1101, el capital siempre entra a 1200, el interés siempre a 4101, y así con 12 mapeos.
Puedes re-mapear la caja por defecto en Ajustes → Contabilidad, por ejemplo, si prefieres operar contra una cuenta de banco. Es una acción exclusiva del titular (no delegable a un agente), porque cambia por dónde entra y sale todo tu dinero.
Crear, editar y desactivar cuentas (Premium)
Con el plan Premium puedes ampliar el plan de cuentas: crear subcuentas de gasto ("5301-1 Combustible"), abrir una cuenta de banco adicional, o desactivar una que no usas.
Para crear una cuenta:
- Ve a Contabilidad → Plan de cuentas y pulsa Nueva cuenta.
- Elige la categoría (define la clase y la naturaleza) y escribe un código y un nombre.
- Opcionalmente, elige una cuenta madre: la jerarquía es de dos niveles, una subcuenta debe colgar de una cuenta de nivel superior, no de otra subcuenta.
Reglas que el sistema hace cumplir (te avisa antes de romper nada):
- El código no se puede repetir dentro de tu cuenta.
- Una cuenta con saldo distinto de cero no se puede eliminar ni desactivar. Primero llévala a cero.
- Una cuenta mapeada como cuenta por defecto (las 12 del mapeo) no se puede eliminar ni desactivar. Re-mapéala primero.
- Una cuenta con asientos posteados no se puede eliminar: borrarla dejaría tu historial mintiendo. Desactívala.
- Una cuenta con subcuentas no se puede eliminar hasta que las subcuentas se vayan.
- Una cuenta usada por sesiones de caja no se puede eliminar (su rastro en los arqueos quedaría roto). Sí puedes desactivarla, siempre que su saldo sea cero y no esté mapeada.
En resumen: desactivar es lo permisivo (solo exige saldo cero y no estar mapeada); eliminar es lo estricto (además exige que la cuenta no tenga ni asientos, ni subcuentas, ni sesiones de caja detrás). Ante la duda, desactiva: conserva el historial.
Las categorías (1, 1.1, 2, 2.1, 3, 3.1, 3.2, 4, 4.1, 5, 5.1) son de solo lectura: son la columna vertebral del ledger y de los estados financieros. Las cuentas se crean dentro de ellas.
Permisos
- Ver el plan de cuentas: permiso
accounting:read(Gold+). - Crear / editar / desactivar cuentas: permiso
accounting:coa.manage(Premium). - El titular siempre puede hacer ambas cosas.