El plan de cuentas

Las 23 cuentas con las que nace tu contabilidad, qué significa cada una y cómo crear las tuyas.

El plan de cuentas es la lista de "gavetas" donde se guarda cada peso. Todo asiento mueve dinero entre dos o más de estas gavetas. Prestafolio te lo crea completo el día que abres tu cuenta: no tienes que inventarlo.

Para qué sirve y cuándo lo uso

Lo consultas cuando quieres saber de dónde salió o a dónde fue un monto: qué es "4102", por qué tu cartera dice lo que dice, o cuánto llevas ganado en intereses este año. Se encuentra en Contabilidad → Plan de cuentas (planes Gold y Premium).

Las cinco clases

Toda cuenta pertenece a una de cinco familias:

Clase	Qué es	En lenguaje llano
1 Activos	Lo que tienes	Tu efectivo y lo que te deben
2 Pasivos	Lo que debes	Dinero que recibiste pero aún no es tuyo
3 Patrimonio	Lo que es tuyo de verdad	Tu capital y tus ganancias acumuladas
4 Ingresos	Lo que ganas	Intereses, mora, servicios
5 Gastos	Lo que te cuesta	Provisiones, pérdidas, gastos operativos

Y la identidad que nunca falla: Activos = Pasivos + Patrimonio.

Las 23 cuentas que ya tienes

Clase 1: Activos

Código	Cuenta	Para qué
1101	Caja General	Tu efectivo. Es la única autoridad de tu saldo de caja.
1102	Banco	Efectivo en banco. Es la cuenta por defecto desde la que se pagan los gastos que no son en efectivo.
1200	Cartera de Préstamos	El capital que tienes prestado en la calle.
1210	Interés por Cobrar	Interés devengado pendiente de cobro.
1220	Mora por Cobrar	Mora devengada pendiente de cobro.
1290	Provisión Incobrables	Tu colchón contra préstamos que no vas a recuperar.

1290 es especial: es una contra-cuenta. Vive entre los activos pero resta en vez de sumar: es la parte de tu cartera que ya asumes como perdida. Ver Provisión de incobrables.

Clase 2: Pasivos

Código	Cuenta	Para qué
2102	Anticipos de Cobro	Dinero recibido que todavía no se ganó.

Clase 3: Patrimonio

Código	Cuenta	Para qué
3101	Capital del Prestamista	El dinero que tú pusiste en el negocio.
3102	Retiros del Titular	El dinero que sacas del negocio para ti. Resta del patrimonio.
3202	Utilidades Retenidas	Ganancias de períodos ya cerrados.
3203	Resultado del Ejercicio	Resultado del período en curso.

Clase 4: Ingresos

Código	Cuenta	Para qué
4101	Ingreso por Interés	Interés cobrado en préstamos.
4102	Ingreso por Mora	Mora cobrada, de préstamos y de servicios.
4103	Ingreso por Servicios	Cargos de servicios recurrentes cobrados.

Clase 5: Gastos

Código	Cuenta	Para qué
5201	Gasto Provisión	Lo que reservas cada período contra incobrables.
5202	Pérdida por Castigo	La pérdida real cuando castigas un préstamo.
5301	Gastos Operativos	Gastos generales del negocio que no encajan en otra cuenta.
5302	Sueldos y comisiones de cobradores	Lo que pagas a tus cobradores.
5303	Alquiler	El alquiler del local u oficina.
5304	Servicios (luz, agua, teléfono, internet)	Los servicios básicos del negocio.
5305	Transporte y combustible	Movilidad y combustible para cobrar y operar.
5306	Papelería y suministros	Material de oficina y suministros.
5307	Otros gastos	Cualquier otro gasto operativo.

Las cuentas 5301 a 5307 (y las de gasto que crees tú) son las que eliges al registrar un gasto. 5201 y 5202 no aparecen ahí: las usa el sistema para la provisión y el castigo de incobrables.

Cuentas por defecto: el mapeo

Prestafolio necesita saber cuál cuenta usar para cada tipo de movimiento. Ese enlace se llama mapeo y se configura solo al crear tu cuenta: el desembolso siempre sale de 1101, el capital siempre entra a 1200, el interés siempre a 4101, y así con 13 mapeos.

Puedes re-mapear la caja por defecto en Configuración → Contabilidad, por ejemplo, si prefieres operar contra una cuenta de banco. Es una acción exclusiva del titular (no delegable a un agente), porque cambia por dónde entra y sale todo tu dinero.

Crear, editar y desactivar cuentas (Premium)

Con el plan Premium puedes ampliar el plan de cuentas: crear subcuentas de gasto ("5301-1 Combustible"), abrir una cuenta de banco adicional, o desactivar una que no usas.

Para crear una cuenta:

Ve a Contabilidad → Plan de cuentas y pulsa Nueva cuenta.
Elige la categoría (define la clase y la naturaleza) y escribe un código y un nombre.
Opcionalmente, elige una cuenta madre: la jerarquía es de dos niveles, una subcuenta debe colgar de una cuenta de nivel superior, no de otra subcuenta.

Reglas que el sistema hace cumplir (te avisa antes de romper nada):

El código no se puede repetir dentro de tu cuenta.
Una cuenta con saldo distinto de cero no se puede eliminar ni desactivar. Primero llévala a cero.
Una cuenta mapeada como cuenta por defecto (las 13 del mapeo) no se puede eliminar ni desactivar. Re-mapéala primero.
Una cuenta con asientos posteados no se puede eliminar: borrarla dejaría tu historial mintiendo. Desactívala.
Una cuenta con subcuentas no se puede eliminar hasta que las subcuentas se vayan.
Una cuenta usada por sesiones de caja no se puede eliminar (su rastro en los arqueos quedaría roto). Sí puedes desactivarla, siempre que su saldo sea cero y no esté mapeada.
Una cuenta usada por gastos (como cuenta de gasto o como cuenta de pago, incluso en un borrador) no se puede eliminar: te lo avisa con el mensaje "No se puede eliminar: hay gastos registrados con esa cuenta."

En resumen: desactivar es lo permisivo (solo exige saldo cero y no estar mapeada); eliminar es lo estricto (además exige que la cuenta no tenga ni asientos, ni subcuentas, ni sesiones de caja, ni gastos detrás). Ante la duda, desactiva: conserva el historial.

Las categorías (1, 1.1, 2, 2.1, 3, 3.1, 3.2, 4, 4.1, 5, 5.1) son de solo lectura: son la columna vertebral del ledger y de los estados financieros. Las cuentas se crean dentro de ellas.

Permisos

Ver el plan de cuentas: permiso accounting:read (Gold+).
Crear / editar / desactivar cuentas: permiso accounting:coa.manage (Premium).
El titular siempre puede hacer ambas cosas.