Qué son los servicios recurrentes
Contratos de cobro periódico (vigilancia, membresía, alquiler) que emiten cargos solos, sin ser un préstamo.
Un servicio recurrente es un contrato que le cobra a un cliente el mismo monto cada cierto tiempo, de forma indefinida: vigilancia mensual, una membresía, un alquiler, una cuota de mantenimiento, una iguala. Prestafolio emite el cargo por ti cada período y tú solo registras el cobro cuando el cliente paga.
Cuándo usar un servicio y cuándo un préstamo
No es lo mismo, y elegir mal complica el resto.
| Servicio recurrente | Préstamo |
|---|---|---|
Para qué sirve | Cobrar algo periódico sin fin definido | Prestar un capital y recuperarlo |
¿Se acaba? | No. Sigue hasta que lo pauses o lo canceles | Sí: cuando se salda |
Qué genera | Un cargo por período, siempre del mismo monto | Un calendario de cuotas de capital + interés |
Interés | No hay | Sí |
Mora | Sí, si la configuras (mira Mora en servicios) | Sí |
¿Mueve caja al crearlo? | No. Emitir un cargo no es dinero, es solo lo que el cliente te debe | Sí: el desembolso sale de caja |
Regla simple: si vas a entregar dinero y quieres que te lo devuelvan con interés, es un préstamo. Si vas a prestar un servicio y cobrarlo mes a mes, es un servicio recurrente.
Las tres piezas
- El contrato, el acuerdo: cliente, nombre del servicio, monto, cada cuánto se cobra y cuántos días de gracia tiene antes de que corra la mora.
- El cargo, lo que el contrato emite cada período. Es lo que el cliente te debe por ese mes (o esa semana). Se emite solo.
- El cobro, cuando el cliente paga. Es lo único que mueve dinero: entra a caja y se registra como ingreso.
Los cargos se emiten solos
Al crear el contrato se emite de inmediato el cargo #1, con vencimiento en la fecha de inicio que elegiste. A partir de ahí, cada vez que se cumple un período el sistema emite el siguiente cargo automáticamente: lo hace cuando abres la lista o el detalle del servicio, y también una vez al día por su cuenta, aunque nadie entre a la app.
Frecuencias disponibles:
Frecuencia | Cada cuánto se emite un cargo |
|---|---|
Diario | Cada día |
Semanal | Cada 7 días |
Quincenal | Cada 15 días |
Mensual | Cada mes calendario |
A diferencia de los préstamos, un servicio no salta fines de semana: si el cargo cae sábado o domingo, se emite igual.
Estados del contrato
Estado | Qué significa |
|---|---|
Activo | Emite cargos y devenga mora. Es el estado normal |
Pausado | Deja de emitir cargos nuevos. Los que ya emitió siguen vivos y cobrables. Se puede reactivar |
Cancelado | Terminal: no emite nada más y no se puede revivir. Los cargos que quedaban abiertos se anulan |
Un servicio nunca se "salda" como un préstamo: sigue vivo mientras no lo pauses o lo canceles. Ver Pausar, reanudar y cancelar.
Estados de un cargo
Estado | Qué significa |
|---|---|
Pendiente | Emitido, sin un solo peso cobrado |
Parcial | El cliente abonó algo, pero queda saldo |
Pagado | El monto del cargo quedó cubierto por completo |
Anulado | Se anuló al cancelarse el contrato. Ya no es cobrable |
Quién puede hacer qué
Los servicios funcionan con permisos propios. El titular de la cuenta puede todo; a un agente hay que concederle cada permiso explícitamente.
Permiso | Permite |
|---|---|
| Ver los servicios y sus cargos |
| Crear y editar contratos |
| Registrar un cobro y revertirlo |
| Pausar, reactivar y cancelar |
| Condonar la mora al cobrar |
| Aceptar un pago incompleto |
Un agente cobrador solo ve los servicios que tiene asignados. Y asignar un cobrador a un servicio es exclusivo del titular de la cuenta.
Lo que el sistema te avisa solo
Una vez al día, Prestafolio revisa tus contratos y notifica, sin mover dinero:
- Un recordatorio al cliente por correo, un día antes del próximo cargo (si el cliente tiene correo registrado).
- Un aviso de mora cuando un cargo pasó su período de gracia: le llega al cliente por correo y a ti te aparece en la app. Como máximo un aviso por contrato por día, aunque tenga varios cargos atrasados.
Ese proceso jamás cobra ni descuenta nada: solo avisa. El dinero solo se mueve cuando tú registras el cobro.
Los servicios son ilimitados
Los tres planes (Basic, Gold y Premium) incluyen el módulo de servicios con contratos ilimitados. Ver Planes y facturación.