Qué son los servicios recurrentes
Contratos de cobro periódico (vigilancia, membresía, alquiler) que emiten cargos solos, sin ser un préstamo.
Un servicio recurrente es un contrato que le cobra a un cliente el mismo monto cada cierto tiempo, de forma indefinida: vigilancia mensual, una membresía, un alquiler, una cuota de mantenimiento, una iguala. Prestafolio emite el cargo por ti cada período y tú solo registras el cobro cuando el cliente paga.
Cuándo usar un servicio y cuándo un préstamo
No es lo mismo, y elegir mal complica el resto.
| Servicio recurrente | Préstamo |
|---|---|---|
Para qué sirve | Cobrar algo periódico sin fin definido | Prestar un capital y recuperarlo |
¿Se acaba? | No. Sigue hasta que lo pauses o lo canceles | Sí: cuando se salda |
Qué genera | Un cargo por período, siempre del mismo monto | Un calendario de cuotas de capital + interés |
Interés | No hay | Sí |
Mora | Sí, si la configuras (mira Mora en servicios) | Sí |
¿Mueve caja al crearlo? | No. Emitir un cargo no es dinero, es solo lo que el cliente te debe | Sí: el desembolso sale de caja |
Regla simple: si vas a entregar dinero y quieres que te lo devuelvan con interés, es un préstamo. Si vas a prestar un servicio y cobrarlo mes a mes, es un servicio recurrente.
Las tres piezas
- El contrato, el acuerdo: cliente, nombre del servicio, monto, cada cuánto se cobra y cuántos días de gracia tiene antes de que corra la mora.
- El cargo, lo que el contrato emite cada período. Es lo que el cliente te debe por ese mes (o esa semana). Se emite solo.
- El cobro, cuando el cliente paga. Es lo único que mueve dinero: entra a caja y se registra como ingreso.
Los cargos se emiten solos
Al crear el contrato se emite de inmediato el cargo #1, con vencimiento en la fecha de inicio que elegiste. A partir de ahí, cada vez que se cumple un período el sistema emite el siguiente cargo automáticamente: lo hace cuando abres la lista o el detalle del servicio, y también una vez al día por su cuenta, aunque nadie entre a la app.
Frecuencias disponibles:
Frecuencia | Cada cuánto se emite un cargo |
|---|---|
Diario | Cada día |
Semanal | Cada 7 días |
Quincenal | Cada 15 días |
Mensual | Cada mes calendario |
A diferencia de los préstamos, un servicio no salta fines de semana: si el cargo cae sábado o domingo, se emite igual.
Estados del contrato
Estado | Qué significa |
|---|---|
Activo | Emite cargos y devenga mora. Es el estado normal |
Pausado | Deja de emitir cargos nuevos. Los que ya emitió siguen vivos y cobrables. Se puede reactivar |
Cancelado | Terminal: no emite nada más y no se puede revivir. Los cargos que quedaban abiertos se anulan |
Un servicio nunca se "salda" como un préstamo: sigue vivo mientras no lo pauses o lo canceles. Ver Pausar, reanudar y cancelar.
Estados de un cargo
Estado | Qué significa |
|---|---|
Pendiente | Emitido, sin un solo peso cobrado |
Parcial | El cliente abonó algo, pero queda saldo |
Pagado | El monto del cargo quedó cubierto por completo |
Anulado | Se anuló al cancelarse el contrato. Ya no es cobrable |
Quién puede hacer qué
Los servicios funcionan con permisos propios. El titular de la cuenta puede todo; a un agente hay que concederle cada permiso explícitamente.
Permiso | Permite |
|---|---|
| Ver los servicios y sus cargos |
| Crear y editar contratos |
| Registrar un cobro y revertirlo |
| Pausar, reactivar y cancelar |
| Condonar la mora al cobrar |
| Aceptar un pago incompleto |
Un agente cobrador solo ve los servicios que tiene asignados. Y asignar un cobrador a un servicio es exclusivo del titular de la cuenta.
Lo que el sistema te avisa solo
Una vez al día, Prestafolio revisa tus contratos y notifica, sin mover dinero:
- Un recordatorio al cliente por correo, un día antes del próximo cargo (si el cliente tiene correo registrado).
- Un aviso de mora cuando un cargo pasó su período de gracia: le llega al cliente por correo y a ti te aparece en la app. Como máximo un aviso por contrato por día, aunque tenga varios cargos atrasados.
Ese proceso jamás cobra ni descuenta nada: solo avisa. El dinero solo se mueve cuando tú registras el cobro.
Cuántos servicios puedes tener
Los tres planes (Basic, Gold y Premium) incluyen el módulo de servicios, con un cupo de contratos activos y pausados que va de 200 en Basic hasta 800 en Premium (el plan Gratis trae 4). Si tu cartera de servicios crece más allá de eso, puedes pedir más cupo sin cambiar de plan. Ver Planes y facturación y Límites de tu plan.