Abrir y cerrar la caja
La caja es el turno de trabajo: sin ella abierta no se puede desembolsar ni cobrar. Cómo se abre, qué se declara y cómo se cierra.
La caja es tu turno de trabajo. Se abre al empezar el día, se registra el dinero que entra y sale durante la jornada, y se cierra contando el efectivo (el arqueo).
Mientras la caja esté cerrada, Prestafolio no te deja mover dinero: ni desembolsar un préstamo, ni cobrar una cuota, ni reversar un pago. Es a propósito: cada peso que entra o sale queda amarrado a un turno concreto y a la persona que lo registró.
Hay una sola caja abierta por negocio, no una por cobrador. Todos los que cobran ese día registran sus movimientos en la misma sesión. Ver Caja por cobrador.
Abrir la caja
- Entra a Caja en el menú lateral.
- Pulsa Abrir caja.
- Escribe el saldo inicial (RD$): el efectivo que tienes físicamente en la gaveta al empezar. Puede ser 0 si empiezas sin efectivo.
- Opcionalmente, añade una nota (por ejemplo, "empieza turno Juan").
- Confirma. La caja queda Abierta y ya puedes cobrar y desembolsar.
Qué es exactamente el saldo inicial: es tu declaración de cuánto efectivo hay en la gaveta, y sirve para el arqueo del cierre. No suma ni resta nada al saldo contable de tu negocio: no es un depósito ni un ingreso, es un conteo.
Cerrar la caja (arqueo)
- En Caja, pulsa Cerrar caja.
- Prestafolio te muestra el efectivo esperado calculado por el sistema.
- Cuenta el dinero físico y escribe el efectivo contado (RD$). Mientras escribes, verás la diferencia en vivo.
- Añade una nota si hubo algo que explicar (un faltante, un billete falso, un adelanto).
- Confirma. Verás la pantalla de arqueo completado con esperado, contado y diferencia.
El detalle del cálculo y qué hacer si no cuadra está en Arqueo y movimientos.
Al cerrar, esos tres números quedan guardados para siempre en el historial de cajas. La sesión cerrada ya no admite movimientos.
Qué exige tener la caja abierta
Operación | ¿Necesita caja abierta? |
|---|---|
Crear un préstamo (desembolso) | Sí |
Cambiar el monto de un préstamo | Sí |
Eliminar un préstamo (reembolso) | Sí |
Renovar un préstamo | Sí |
Registrar un pago o un pago en lote | Sí |
Reversar un pago | Sí |
Cobrar el cargo de un servicio recurrente | Sí |
Reversar el cobro de un servicio | Sí |
Ver clientes, préstamos, reportes, historial | No |
Crear o editar un cliente | No |
Crear o editar un contrato de servicio | No |
Fíjate en algo importante: reversar también exige la caja abierta. Devolver dinero es mover dinero.
Errores que puedes ver, en español claro
Mensaje | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
La caja está cerrada. Ábrela para registrar movimientos. | Intentaste cobrar o desembolsar sin turno abierto. Es el aviso que aparece en las pantallas de cobro, con un botón directo a Caja. | Abre la caja y repite la operación. |
Ya tienes una caja abierta | Alguien del negocio ya abrió el turno (o lo dejó abierto de ayer). | Ciérrala antes de abrir una nueva; solo puede haber una a la vez. |
No hay una caja abierta para cerrar | Pulsaste cerrar y no hay turno vivo (quizá otro usuario lo cerró primero). | Refresca la página: verás la caja como cerrada. |
Primero configura la contabilidad de tu empresa antes de abrir una sesión | Tu negocio todavía no tiene su cuenta de Caja (1101) creada. | Termina la configuración inicial (Primeros pasos); esa cuenta se crea sola con la contabilidad. |
La caja no tiene saldo suficiente para desembolsar este préstamo | El desembolso dejaría el efectivo del negocio en negativo. No es el saldo inicial que declaraste, es el saldo real de tu cuenta de caja. | Registra cobros pendientes o reduce el monto del préstamo. |
Casos borde que conviene conocer
- Se te quedó la caja abierta de ayer. No pasa nada malo: los movimientos de hoy se suman al mismo turno. Pero el arqueo será de los dos días juntos. Recomendación: cerrar al final de cada jornada.
- Cerraste la caja y un cobrador sigue en la calle. No podrá registrar cobros: recibirá el aviso de caja cerrada. Si trabajas con cobradores, mantén el turno abierto hasta que todos hayan cerrado su ruta.
- Dos personas cierran a la vez. Solo una gana; la otra ve "No hay una caja abierta para cerrar". El arqueo no se duplica.
- Un cobro entra justo mientras cierras. El sistema serializa ambas cosas: o el cobro entra y queda incluido en el arqueo, o el cierre gana y el cobro se rechaza con caja cerrada. Nunca se pierde dinero en el medio.
Quién puede abrir y cerrar
Abrir y cerrar son acciones de propietario. El dueño de la cuenta siempre puede; un agente solo si le concedes los permisos Abrir sesión de caja y Cerrar sesión de caja. Ver Permisos de caja.