Asientos manuales
Aportes de capital, ajustes sin efectivo y correcciones que el sistema no genera solo. Los gastos van en Gastos.
Prestafolio postea solo los asientos de préstamos, cobros y servicios. Los gastos del negocio (combustible, alquiler, servicios) también se postean solos cuando los registras en Gastos. Pero hay cosas que el sistema no puede adivinar: el dinero que metiste de tu bolsillo, una cuenta mal clasificada que quieres corregir. Para esas, existe el asiento manual.
Para qué sirve y cuándo lo uso
Un asiento manual es un movimiento contable que tú escribes. Los tres usos reales:
- Registrar un aporte de capital. Metiste RD$25,000 tuyos al negocio para tener con qué prestar.
- Hacer un ajuste que no mueve efectivo. Por ejemplo, pasar un monto de una cuenta de gasto a otra porque lo clasificaste mal.
- Corregir algo. Vía una reversa, nunca borrando.
Los gastos operativos NO van aquí. El combustible, el alquiler o la luz se registran en Contabilidad → Gastos (Gastos): ahí el sistema postea el asiento por ti, descuenta el efectivo de la caja si lo pagaste en efectivo y guarda el comprobante.
Lo que NO debes hacer con un asiento manual: tocar a mano la cartera (1200) o simular un cobro. Los préstamos y pagos tienen su propio flujo, y ese flujo ya postea el asiento correcto. Un asiento manual sobre 1200 dejaría tu contabilidad diciendo una cosa y tus préstamos otra.
Cuidado con la caja (1101): un asiento manual sobre la caja no crea ningún movimiento de caja. Tu contabilidad cambiaría, pero el arqueo no lo vería y los dos dejarían de cuadrar entre sí. El efectivo que entra o sale se registra por sus flujos (cobros, desembolsos, gastos).
Cómo crear uno
- Ve a Contabilidad → Asientos y pulsa Nuevo asiento manual.
- Pon la fecha y una descripción clara.
- Añade las líneas con Agregar línea: elige la cuenta y su naturaleza (Débito o Crédito) y pon el monto. Cada línea va en el débito o en el crédito, nunca en los dos.
- Verás los totales de débitos y créditos y si el asiento está Cuadrado o Descuadrado. Solo puedes guardar cuando los dos totales coincidan.
- Pulsa Registrar asiento.
El asiento se crea y se postea en un solo paso. No hay borradores: o queda registrado y cuadrado, o no queda nada.
Ejemplo 1: aportas RD$25,000 de capital al banco
Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
1102 Banco | RD$25,000 |
|
3101 Capital del Prestamista |
| RD$25,000 |
Totales | RD$25,000 | RD$25,000 |
Tienes RD$25,000 más en el banco, y el patrimonio refleja que ese dinero lo pusiste tú. No es una ganancia: por eso va a 3101 y no a una cuenta de ingresos. Va al banco y no a la caja a propósito: así no queda un cambio contable de efectivo que el arqueo no ve.
Ejemplo 2: reclasificar un gasto de RD$800
Registraste un gasto de transporte en Gastos Operativos (5301) y debía ir en Transporte y combustible (5305).
Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
5305 Transporte y combustible | RD$800 |
|
5301 Gastos Operativos |
| RD$800 |
Totales | RD$800 | RD$800 |
El total de gastos no cambia: solo se mueve de una cuenta a otra, y tu Estado de Resultados lo muestra donde corresponde.
Reglas que el sistema hace cumplir
Regla | Qué pasa si la rompes |
|---|---|
Mínimo 2 líneas, máximo 50 | No te deja guardar. |
Cada línea: exactamente uno de débito o crédito, mayor que cero | No te deja guardar. Una línea con ambos (o ninguno) no significa nada. |
Σ débitos = Σ créditos | "Los débitos y créditos deben sumar lo mismo." Es la regla de oro del ledger. |
La cuenta debe existir y estar activa | "Una de las cuentas seleccionadas ya no existe." / "Una de las cuentas seleccionadas está inactiva." |
La fecha debe caer dentro del período en el que se postea | "La fecha del asiento no cae dentro del período seleccionado." |
El período no puede estar cerrado | "El período de esta fecha está cerrado. Elige otra fecha o período." Ver Períodos y cierre. |
El asiento se postea en el período abierto que contiene hoy, así que la fecha debe caer dentro de él.
Reversar un asiento
Nada se borra en contabilidad. Si te equivocaste, se reversa: se crea un asiento nuevo con las mismas líneas y los débitos y créditos intercambiados, de modo que el efecto neto queda en cero. Los dos asientos, el original y su reversa, quedan visibles para siempre.
Cómo: abre el asiento en Contabilidad → Asientos, pulsa Reversar y, si quieres, escribe el motivo. Para encontrarlo más rápido, la lista se puede filtrar por Desde, Hasta, Origen (por ejemplo, Manual, Gasto o Reverso de gasto), Estado (Vigente, Reversado o Reverso) y Caja.
Tres cosas que debes saber:
- Solo se pueden reversar asientos MANUALES. Los asientos que el sistema genera solo (un cobro, un desembolso) no se reversan desde aquí: se reversan deshaciendo la operación de negocio (reversar el pago, anular el préstamo), y ahí el asiento se reversa junto con ella. Si los reversaras sueltos, tu ledger diría una cosa y tus préstamos otra. Lo mismo vale para el asiento de un gasto: se deshace anulando el gasto.
- Un asiento solo se puede reversar una vez. Si ya tiene reversa, te lo dirá.
- Si el asiento vive en un mes ya cerrado, la reversa no entra en ese mes: se postea, con la fecha de hoy, en el período abierto de hoy. El mes cerrado queda intacto. Si el período de hoy también está cerrado, la reversa se rechaza con "No se puede hacer: el periodo contable de esa fecha ya está cerrado."
Plan y permisos
- Solo plan Premium (módulo Estados financieros).
- Ver asientos: permiso
accounting:read. - Crear y reversar asientos: permiso
accounting:write, separado del de lectura, porque escribe en el ledger. El titular siempre puede.