Desembolso y contabilidad

Cada préstamo es, antes que nada, dinero que sale de tu caja. Prestafolio no te pide que lo anotes aparte: al crear el préstamo, la caja baja y la contabilidad se escribe sola, en la misma operación. Este artículo te dice exactamente qué se registra, para que puedas cuadrar y defender tus números.

Regla de oro: todo o nada

Crear un préstamo hace cuatro cosas a la vez, y si una falla no se hace ninguna:

1. Se guarda el préstamo.
2. Se registra un movimiento de salida en el turno de caja abierto.
3. Se postea el asiento contable del desembolso.
4. Se comprueba que la caja no haya quedado negativa.

Si el saldo resultante no alcanza, el sistema deshace todo y te devuelve "La caja no tiene saldo suficiente para desembolsar este préstamo". No existe el estado intermedio de "préstamo creado pero caja sin cuadrar".

Las dos condiciones previas

• Turno de caja abierto. Sin él, ninguna operación que mueva dinero se ejecuta. Verás el aviso de caja cerrada con un atajo para abrirla.
• Contabilidad activa. La cuenta Caja General (1101) es la única fuente de verdad del efectivo: es la que se lee para saber si te alcanza. Sin el módulo contable aprovisionado no hay ni saldo ni protección contra sobregiro, y el sistema prefiere fallar ruidosamente antes que desembolsar a ciegas.

El asiento del desembolso

Prestas RD$10,000:

Léelo así: el dinero no desapareció, cambió de sitio. Salió de tu caja y ahora está en la calle, en la cartera. Tu patrimonio no cambió al prestar.

El interés NO se registra aquí. La ganancia proyectada existe como cifra del préstamo, pero contablemente no es tuya hasta que la cobras. Los ingresos por interés (4101) y por mora (4102) se reconocen en el asiento de cada cobro, no en el desembolso. Es lo correcto y es lo que te protege de "ganancias" que nunca entraron.

Ajustar el monto de un préstamo

Mientras el préstamo no tenga pagos, puedes cambiarle el capital. La caja se ajusta por la diferencia, no por el monto completo:

• Subes de RD$10,000 a RD$12,000 → salen RD$2,000 más de la caja (DR Cartera / CR Caja). Si no hay saldo para esos RD$2,000, la edición se rechaza.
• Bajas de RD$10,000 a RD$8,000 → entran RD$2,000 a la caja (DR Caja / CR Cartera). Esto nunca falla por fondos: entra dinero.
• Si dejas el mismo monto, no se escribe ningún asiento.

Eliminar un préstamo

Solo se puede eliminar un préstamo sin ningún pago registrado, y nunca uno ya saldado o renovado. Al eliminarlo:

• El capital vuelve a la caja como un reembolso.
• Se reversan todos los asientos de ese préstamo: quedan anulados en el libro, no borrados.

Esto no se deshace. El préstamo desaparece de tu cartera. Si tenía pagos, ni siquiera se intenta: verás "No se puede eliminar un préstamo con pagos registrados": borrarlo descuadraría la caja.

Renovar

Renovar mueve dinero dos veces y por eso deja dos asientos:

1. Reintegro: el capital pendiente del préstamo viejo vuelve a la caja (DR Caja / CR Cartera).
2. Desembolso: el capital del préstamo nuevo sale de la caja, con un asiento idéntico al de cualquier préstamo nuevo.

El efecto neto en efectivo es la diferencia entre ambos. En la práctica esto significa que para renovar solo necesitas tener en caja la diferencia, no el monto entero del préstamo nuevo. Los detalles están en Renovar un préstamo.

Marcar incobrable (castigo)

Marcar un préstamo como incobrable no toca la caja: el dinero ya salió hace tiempo. Lo que hace es reconocer la pérdida: saca el capital pendiente de la cartera y lo carga, primero, contra la provisión para incobrables (1290) que tengas constituida, y el resto a Pérdida por Castigo (5202).

Ejemplo con RD$6,000 pendientes y una provisión de RD$2,500 disponible:

Si no tienes provisión constituida, la pérdida entera va a 5202. Y si el préstamo ya está saldado, renovado, archivado o su capital pendiente es cero, no se postea nada: no hay nada real que castigar.

El castigo es un evento terminal. Si después vuelves a marcar el préstamo como cobrable, el flag cambia pero el asiento de castigo no se reversa. Piénsalo dos veces antes de castigar.

Períodos contables

Cada asiento cae dentro del período contable que cubre la fecha del evento. Si ese mes todavía no existía, el sistema lo crea solo: no tienes que "abrir el mes" a mano.

Lo que sí te bloquea es un período ya cerrado: no se postea nada dentro de un mes cerrado. Si intentas registrar una operación con fecha dentro de un período cerrado, la operación se rechaza. Es la protección que hace que un cierre contable signifique algo.

Cómo cuadrar tu caja

En cualquier momento debe cumplirse:

Saldo de Caja (1101) = efectivo con el que abriste + todo lo que cobraste − todo lo que desembolsaste ± ajustes y reembolsos.

Todos esos movimientos quedan registrados en el turno de caja y en el libro contable, con quién los hizo y cuándo. Si tu conteo físico no cuadra con el saldo del sistema, la diferencia está en un movimiento real, no en un redondeo: el sistema trabaja en centavos enteros.