Cobradores con y sin acceso
Quién es un cobrador en Prestafolio, cómo registrar a quien cobra sin entrar a la plataforma y qué pasa con su ficha a lo largo del tiempo.
Un cobrador es cualquier persona que cobra para tu negocio, tenga o no acceso a la plataforma. Cada uno tiene su ficha: un nombre y, si quieres, un teléfono. A esa ficha se le asignan préstamos y contratos de servicio, y a ella se le atribuyen los cobros en los reportes.
Así puedes llevar la cartera de un cobrador que nunca va a usar Prestafolio (porque no tiene teléfono, porque cobra pocos días o porque prefieres registrar tú sus cobros) y aun así saber qué cobró cada uno.
Dos tipos de cobrador
| Con acceso (agente) | Sin acceso |
|---|---|---|
Entra a la plataforma | Sí, con su correo y los permisos que le des | No |
Cómo se crea | Invitándolo desde Agentes | Con Nuevo cobrador en Cobradores |
Ve su cartera | Sí, los préstamos y servicios asignados a él | No entra, así que no ve nada |
Quién registra sus cobros | Él mismo, o tú desde la oficina | Tú, desde la oficina |
Caja | El dinero entra en la caja de quien registra el cobro | No tiene caja: el dinero entra en la caja de quien registra el cobro |
Cuenta para | Las plazas de agente de tu plan | El cupo de cobradores sin acceso |
Todo agente tiene su ficha de cobrador automáticamente: se crea al invitarlo, con su nombre. El propietario no tiene ficha: lo que cobras tú sin atribuírselo a nadie sale en los reportes como Oficina.
Dónde se gestionan
En el menú, Operaciones → Cobradores. La lista muestra a todos tus cobradores, con y sin acceso, con su estado (Activo o Desactivado) y, en los que tienen acceso, a qué agente están enlazados. Puedes buscar por nombre y filtrar por estado.
Solo el propietario gestiona a los cobradores. Un agente no ve esta sección, por muchos permisos que tenga.
Registrar un cobrador sin acceso
- Ve a Cobradores y pulsa Nuevo cobrador.
- Escribe su Nombre y, si quieres, su Teléfono.
- Guarda.
Desde ese momento puedes asignarle préstamos y contratos y atribuirle cobros: ver Asignar cobradores y atribuir cobros.
Los nombres no se repiten dentro de tu negocio. Prestafolio los compara sin distinguir mayúsculas ni acentos: si ya tienes a José Pérez, no podrás crear a jose perez. Si de verdad tienes dos cobradores con el mismo nombre, añade algo que los distinga (un apellido, la zona).
Cuántos puedes tener
Los cobradores sin acceso están disponibles en los planes de pago, hasta 100 activos por negocio. En la propia sección ves el contador: Cobradores sin acceso activos: 12 de 100.
- Los cobradores enlazados a un agente no cuentan para ese cupo: los agentes se limitan por las plazas de tu plan (Límites de tu plan).
- Los desactivados no cuentan. Si llegas al tope, desactiva a quien ya no cobra para ti.
Cuando un cobrador sin acceso pasa a tener acceso
Es habitual: alguien empieza cobrando con libreta y un día le das acceso. No hace falta empezar de cero, su historial y su cartera se conservan. Hay dos caminos:
- Al invitarlo. En el formulario de invitación, el campo Cobrador existente (opcional) te deja elegir su ficha. El nuevo agente se queda con su historial y su cartera. Si no eliges a nadie, se crea un cobrador nuevo con su nombre. Ver Invitar un cobrador.
- Si ya lo habías invitado. En Cobradores, abre el menú de la ficha y pulsa Enlazar a un agente. El agente se queda con el historial y la cartera de esa ficha. La ficha que el agente tenía hasta ahora no se borra: se queda con sus propios préstamos, ahora sin acceso, hasta que los reasignes. Antes de enlazar, la pantalla te avisa si esa ficha tiene cartera activa.
Enlazar no ocupa una plaza nueva: el agente ya tenía la suya.
Editar, desactivar y eliminar
Acción | Qué hace | Cuándo se puede |
|---|---|---|
Editar | Cambia el nombre o el teléfono. El historial sigue mostrando el nombre actual. | Siempre |
Desactivar | Deja de aparecer al asignar préstamos y servicios y al atribuir cobros, pero sigue saliendo con su nombre en el historial, los recibos y los reportes. Se puede Reactivar cuando quieras. | Cuando no tiene préstamos ni servicios activos asignados |
Eliminar | Borra la ficha para siempre. No se puede deshacer. | Solo si nunca tuvo préstamos, servicios ni cobros |
Para desactivar, primero reasigna su cartera. Si el cobrador todavía tiene préstamos o servicios activos, la pantalla te dice cuántos y te da un enlace a ellos para que los asignes a otro cobrador desde su detalle. Después vuelve a intentarlo.
¿Por qué no puedo eliminarlo? Porque ya tiene historia: un préstamo, un servicio o un cobro que lleva su nombre. Borrarlo dejaría esos registros sin dueño. En ese caso, desactívalo: el efecto práctico es el mismo y el historial queda intacto.
Qué pasa con la ficha de un agente
- Bloquear a un agente le corta el acceso, pero su cartera sigue en su ficha. Al desbloquearlo, todo vuelve a estar como estaba.
- Eliminar a un agente le corta el acceso y libera su plaza, pero no borra su ficha: queda como cobrador sin acceso, con su historial y su cartera, hasta que la reasignes. Si más adelante lo vuelves a invitar, recupera esa misma ficha.