Cómo sacarle el máximo provecho a Prestafolio: 8 funciones que quizá no usas

La mayoría de las empresas empiezan en Prestafolio registrando préstamos y cobros, y ahí se quedan. Está bien, es lo esencial. Pero tu cuenta hace bastante más, y casi todo lo que falta por descubrir sirve para lo mismo: que dejes de perder horas en papeleo, en cuadrar a mano y en perseguir a quien se atrasa. Estas son las funciones que más tiempo le ahorran a quien presta, dónde está cada una y cómo activarla hoy mismo.

1. Trae tu cartera completa desde Excel

No hace falta pasar cliente por cliente. Si tienes tu cartera en una hoja de cálculo, la subes, revisas fila por fila lo que se va a cargar y confirmas. Puedes traer clientes, préstamos (con la cuota en la que va cada uno hoy), servicios recurrentes y tu historial de pagos. Importar no toca tu caja ni afecta la confianza de tus clientes, y subir el mismo archivo dos veces no duplica nada.

Dónde: en Clientes, botón Importar clientes; en Préstamos y en Servicios, botón Importar desde Excel. El paso a paso está en cómo migrar tu cartera de Excel a Prestafolio.

2. Entrega el recibo por WhatsApp o en papel, al momento

Cada cobro genera su recibo. Desde el pago lo compartes por WhatsApp y tu cliente tiene la constancia en su teléfono antes de que te despidas. Si prefieres el papel, Prestafolio imprime en impresoras térmicas de rollo, las mismas que usan las tiendas y las farmacias. Un cliente con su recibo en la mano discute menos y confía más.

Dónde: en el pago del préstamo, Compartir recibo. La impresora se configura en Configuración; ver Impresión térmica.

3. Muéstrale al cliente sus cuotas antes de firmar

Con la calculadora simulas el préstamo delante del cliente: monto, interés, cantidad de cuotas, tipo y frecuencia, y ves el cronograma completo al instante. Si le conviene, creas el préstamo con esos mismos datos sin volver a escribir nada. Ya creado, en sus Documentos tienes el cronograma de pagos listo para imprimir o descargar, para que se lo lleve. Un cliente que entiende cuánto paga y cuándo paga mejor.

Dónde: Préstamos, botón Calculadora. Más detalle en Simular un préstamo y Convertir la simulación en préstamo.

4. Abre y cuadra tu caja cada día

Abre la caja al empezar el día. A partir de ahí no tienes que anotar nada: cada préstamo que entregas y cada cobro que registras entran solos. Al final del día cuentas el efectivo, lo escribes y cierras: Prestafolio te dice si la caja cuadra, si sobra o si falta, y cuánto. Se acabaron los faltantes que nadie sabe explicar.

Dónde: Caja. El cierre con arqueo está en los planes de pago. Ver Abrir y cerrar la caja, y si tienes cobradores, cómo cuadrar la caja de tus cobradores.

5. Cobra también servicios recurrentes

Si además de prestar cobras mensualidades, alquileres, cuotas de socio o cualquier servicio fijo, regístralos una sola vez. Prestafolio genera cada cargo en su fecha, acepta abonos parciales y te muestra en Inicio qué servicios se atrasaron y por cuántos días.

Dónde: Servicios. Ver Qué son los servicios.

6. Mira el nivel de confianza antes de prestar

Cada cliente tiene un nivel de confianza, de Excelente a No recomendado, que se calcula solo a partir de cómo ha pagado. No tienes que llevar ninguna lista negra en la cabeza: antes de aprobar un préstamo nuevo o de subirle el monto a alguien, mira su nivel y decide con datos.

Dónde: en la ficha de cada cliente y en la columna Confianza de Clientes. Ver Confianza y buró y cómo saber si un cliente paga bien.

7. Deja que el sistema le avise al cliente que se atrasó

En los planes de pago, Prestafolio le escribe por correo a tu cliente cada día que siga en mora, tanto en préstamos como en servicios, y en los servicios le recuerda el cargo un día antes de que venza. Tú no tienes que acordarte de nadie.

Para que funcione hay un detalle importante: el aviso de cada cliente viene apagado, para que a nadie se le escriba sin que tú lo decidas. Enciéndelo en la ficha de cada cliente al que quieras avisar, y asegúrate de que tenga su correo registrado. El interruptor general de la empresa, en Configuración, ya viene encendido.

Cada plan incluye un límite diario de avisos por empresa, compartido entre préstamos y servicios:

¿Necesitas más? Conecta tu propia cuenta de Brevo y envía hasta 300 correos al día con su plan gratuito, sin pagar nada extra. Creas tu cuenta en Brevo, generas tu clave y la pegas en Configuración junto con el correo y el nombre de remitente que verán tus clientes. A partir de ese momento, tus avisos salen de tu propia cuenta, sin el límite de tu plan. Está disponible en Basic, Gold y Premium.

Dónde: la ficha de cada cliente para encender sus avisos, y Configuración para conectar Brevo. Todo lo enviado queda en Historial de correos. El paso a paso está en Avisos automáticos.

8. Si tienes cobradores, súmalos a tu equipo

En los planes Gold y Premium, Prestafolio crece contigo cuando ya no cobras solo:

Dónde: Agentes, Rutas de cobro y Reportes. Ver Invitar un cobrador y cómo organizar las rutas de cobro.

¿Quieres ver qué incluye cada plan? Está en Planes y facturación. Y si tienes dudas sobre cómo usar algo, entra a Facturación, pulsa Escríbenos y te ayudamos.