Cómo migrar tu cartera de Excel a Prestafolio (sin miedo a perder nada)

Tienes tu cartera en una hoja de cálculo, o peor, repartida entre un cuaderno y tu cabeza, y la idea de cambiarte de sistema te da miedo. No es un miedo tonto: ¿qué pasa con el historial de tus clientes? ¿Vas a tener que meter cada préstamo desde cero, cuota por cuota? ¿El cambio te va a descuadrar la caja el primer día? Las tres preguntas tienen la misma respuesta, y es que no. Traes tu cartera completa, tal como está hoy (en uno o varios archivos si pasa de 200 filas), y sigues cobrando exactamente igual que ayer.

Las dos cosas que de verdad te preocupan

Antes de explicarte cómo funciona, las dos garantías completas, porque son las que importan de verdad.

Importar no toca tu caja

Traer tu cartera no mete ni saca un peso de tu caja del día, no exige que la tengas abierta y no genera ningún recibo. Ese dinero salió de tu bolsillo antes de que abrieras esta cuenta: contarlo otra vez sería contarlo dos veces. Cada préstamo que importas entra directo a tu contabilidad como lo que es, cartera que ya tenías, sin pasar por caja y sin pedirte un turno abierto para hacerlo.

Importar no afecta el buró de crédito de tu cliente

Esta es la que más tranquiliza y la que menos se explica en otros lados. Prestafolio lleva un historial de pago que comparten los prestamistas de la plataforma (le decimos el nivel de confianza), y la pregunta obvia es: si traigo mi cartera con clientes que llevan meses atrasados, ¿les hundo el crédito de un plumazo frente a cualquiera que los consulte?

No. La plataforma solo puntúa el comportamiento que observa dentro de Prestafolio, desde que el préstamo entra al sistema, nunca el historial que traes de fuera. Eso no cambia su puntuación ni su nivel de confianza. Lo que sí queda registrado es que el préstamo existe (cuántos préstamos tiene y cuánto ha tomado prestado en total), nunca cómo lo pagó antes de entrar. De cara a ese historial compartido, un préstamo que importas hoy con seis meses de atraso entra con cero días de mora, y si tu cliente sigue sin pagarte esa mora empieza a correr desde hoy, que es lo correcto: es lo único que la plataforma pudo observar. Si de aquí en adelante paga puntual, eso es lo único que queda anotado en su puntuación. En tu propia cuenta es distinto: el préstamo entra con su atraso real desde el primer día, y tu mora sigue corriendo con normalidad.

Un préstamo entra en marcha, no desde cero

Esto es lo que hace que migrar sirva de verdad: no importas solo el nombre del cliente y el monto original, importas EN QUÉ PUNTO va el préstamo hoy. Le dices a Prestafolio cuántas cuotas ya pagó tu cliente (o cuánto le queda por deber) y el saldo cuadra desde el primer día. Si va en la cuota 5 de 12, entra debiendo exactamente las 7 que faltan, con su próxima fecha de cobro donde corresponde. Nada de recrear un préstamo a medio pagar como si acabara de nacer.

Tus clientes no se duplican

Si un cliente ya existe en tu cuenta (porque lo diste de alta antes, o porque ya lo trajiste con otro préstamo), la importación lo reconoce por su documento de identidad y VINCULA el préstamo nuevo a ese cliente, en vez de crear uno repetido. Y la cédula no tiene que estar escrita exactamente igual en las dos partes: "001-1234567-8" y "00112345678" casan como la misma persona. Solo cuando el documento no existe todavía se crea un cliente nuevo, con los datos que traiga tu hoja.

Si te equivocas, no pasa nada

Puedes subir el mismo archivo dos veces sin miedo: lo que ya está registrado se reconoce y se salta, así que reimportar el mismo fichero no duplica nada. Es justo lo que necesitas para corregir con calma un mapeo mal hecho, sin contener la respiración por si algo se dobla.

Una cosa sí tienes que saber, para no llevarte una sorpresa: importar solo crea lo que no existe todavía. Si después de subir tu cartera corriges un teléfono o una dirección en tu hoja y la vuelves a subir, ese cambio no se aplica, porque ese cliente ya existe y la importación nunca lo actualiza. Para corregir el dato de alguien que ya trajiste, se edita directamente dentro de Prestafolio.

Qué puedes traer

No es solo la cartera de préstamos. Cada una de estas cuatro cosas tiene su propia plantilla:

Cómo se hace

1. Descarga la plantilla de lo que vas a traer: trae las columnas exactas que Prestafolio entiende, con filas de ejemplo.
2. Llénala con tu cartera, en la moneda que uses normalmente. Nada de convertir a centavos, de eso se encarga Prestafolio.
3. Súbela al importador. Antes de escribir nada verás una previsualización fila por fila: cuántos clientes nuevos se crearían, con qué saldo entra cada préstamo, y cualquier fila con un problema.
4. Revisas y confirmas. Recién ahí queda algo escrito en tu cuenta. Si estás en el plan Gratis, el lote se valida contra tus topes (8 clientes, 4 préstamos activos, 4 servicios); ver Límites de tu plan.

Descarga la plantilla de préstamos, la de clientes, la de pagos o la de servicios, y súbela directo en el importador. Si quieres ver antes el detalle de las columnas y sus alias, está en Formato de las plantillas y en Cómo funciona la importación. Y si todavía estás montando tu hoja a mano, mira primero la plantilla de Excel para prestamistas.