Plantilla de Excel para prestamistas (y en qué punto se te va a romper)

Sí, puedes controlar tus préstamos en Excel, y para una cartera pequeña es una decisión razonable. Una hoja bien montada te da cronograma, saldo y cobros del día sin pagar nada. Lo que casi nadie te cuenta es el punto exacto en que deja de servirte: no es cuando tienes "muchos" préstamos, es cuando aparece la mora que depende de la fecha real de pago, el segundo cobrador y el cuadre de caja. Este artículo te da las dos cosas: cómo montarla, y cómo saber que ya no te alcanza.

Las cinco hojas que necesitas

Una plantilla de préstamos no es una tabla, son cinco tablas relacionadas. Si intentas meterlo todo en una sola hoja, en tres meses tendrás filas con datos repetidos y no sabrás cuál es la buena.

La regla de oro: Cronograma es lo que debería pasar; Pagos es lo que pasó. El día que mezcles ambas cosas en la misma tabla, pierdes la capacidad de saber quién está atrasado.

Columnas mínimas de cada hoja

Clientes: ID de cliente, nombre completo, documento de identidad, teléfono, dirección, referencias.

Préstamos: ID de préstamo, ID de cliente, monto entregado, tasa de interés, tipo de interés, frecuencia, número de cuotas, fecha de entrega, tasa de mora, días de gracia, cobrador asignado, estado.

Cronograma: ID de préstamo, número de cuota, fecha de vencimiento, cuota total, capital, interés, saldo después de la cuota.

Pagos: ID de pago, ID de préstamo, número de cuota, fecha real del pago, monto recibido, mora cobrada, cobrador, forma de pago.

Caja: fecha, cobrador, tipo de movimiento, monto, referencia.

El campo que la mayoría de las plantillas olvida es fecha real del pago. Sin él no puedes calcular mora, no puedes evaluar al cliente y no puedes cuadrar la caja de nadie. Es la columna más importante de toda la hoja.

Las fórmulas que hacen el trabajo

Si no quieres cuota fija sino interés sobre el monto original (lo más común en cartera de calle), la cuota es aún más simple: =(monto × tasa × número_de_cuotas + monto) / número_de_cuotas. Ojo: eso es interés simple sobre saldo inicial, y su costo real es bastante mayor de lo que la tasa aparenta. Lo explicamos en Cuánto interés cobrar por prestar dinero.

Diario, semanal, quincenal y mensual en la misma hoja

Aquí es donde se cae casi toda plantilla que se descarga por internet: la fecha de cada cuota. No pongas las fechas a mano. Genera la primera y deja que la frecuencia haga el resto.

Dos avisos que cuestan dinero:

• Mensual no es "+30 días". Si sumas 30, un préstamo de 12 cuotas que empieza el 31 de enero termina descolocado. Usa FECHA.MES, que respeta el fin de mes.
• Diario casi nunca es siete días a la semana. Si no cobras domingos, tu cronograma "diario" real es de 6 días. Súmalo con DIA.LAB o tendrás cuotas cayendo en días en los que nadie sale a cobrar.

Y ahora, dónde se rompe

Excel aguanta 1,048,576 filas por hoja. Eso no es el problema. Con 40 préstamos diarios a 90 cuotas son 3,600 filas de cronograma: Excel ni se despeina. El problema nunca es el tamaño. Son cuatro cosas concretas.

1. La mora depende del día en que cobras, y tu hoja no lo sabe

Esta es la grande. La mora no es un número que se escribe una vez: cambia cada día que pasa. Y solo se congela cuando el cliente paga.

Un cliente con una cuota pendiente de 5,000, tasa de mora del 1% diario y 3 días de gracia:

En Excel puedes calcular la mora de hoy con HOY(). Lo que no puedes es dejar registrado, cuota por cuota, cuánta mora se cobró realmente el día que el cliente pagó, porque HOY() se recalcula cada vez que abres el archivo y te borra la historia. Mañana la hoja te dirá otra cifra. Y al mes siguiente ya no sabrás si al cliente le cobraste la mora o se la perdonaste. Es un agujero silencioso: no da error, solo te deja sin datos. (La fórmula completa, con base de cálculo y días de gracia, está en Cómo calcular la mora de un préstamo).

2. Tres cobradores, un archivo

Un cobrador es fácil: tú. Dos ya es un problema, y tres es un problema serio. El archivo vive en un lugar y los cobros ocurren en la calle. Las salidas son todas malas:

• Cada uno con su copia: al final del día hay tres archivos con tres verdades y alguien tiene que consolidarlos a mano. El error de transcripción no es una posibilidad, es una certeza estadística.
• Un archivo en la nube: dos personas escriben la misma celda y gana el último. El cobro del otro desaparece sin dejar rastro.
• Todos le dictan a una persona por mensajería: funciona, y esa persona es tu cuello de botella. Si se enferma, tu cartera se detiene.

Y ninguna de las tres te dice quién cambió una cifra, ni cuándo, ni cuál era antes. Excel no tiene historial de auditoría.

3. El cuadre de caja

Al final del día, el cobrador te entrega efectivo. La pregunta es simple: ¿lo que trae coincide con lo que registró?

Ese descuadre de 400 solo aparece si tienes las tres cifras de arriba del mismo día y del mismo cobrador. En Excel eso significa que alguien construye un arqueo a mano cada tarde, para cada cobrador, con SUMAR.SI.CONJUNTO. Se hace bien la primera semana, regular el primer mes, y se deja de hacer. El día que se deja de hacer, la caja deja de cuadrar y nadie se entera. (El procedimiento correcto está en Cómo cuadrar la caja de tus cobradores).

4. El historial del cliente

Tu hoja sabe si un cliente está atrasado hoy. No sabe si suele atrasarse. Y esa es la información que decide si le prestas otra vez.

Para saberlo necesitarías, por cliente y por préstamo: cuántas cuotas pagó puntual, cuántas tarde, cuántos días tarde de media, cuántos préstamos saldó completos y cuántos quedaron incobrables. Todo eso es derivable de la hoja Pagos… si guardaste la fecha real de cada pago y nadie borró filas viejas. En la práctica, cuando el préstamo se salda, la mayoría archiva la fila y el historial se pierde. (Cómo se evalúa a un deudor con datos: Cómo saber si un cliente paga bien).

Cómo saber que la hoja ya no te alcanza

Entonces, ¿Excel sí o no?

Sí, si cobras tú solo, tienes menos de 15 o 20 préstamos activos y tu mora es más una conversación que un cálculo. La hoja te va a servir y no necesitas nada más.

No, en el momento en que aparece el segundo cobrador o la mora se vuelve dinero de verdad. No es una cuestión de volumen: es que hay operaciones (congelar la mora al cobrar, cuadrar una caja por cobrador, guardar el historial pegado al documento de identidad del cliente) que una hoja de cálculo estructuralmente no puede hacer. No es que Excel sea malo. Es que eso no es lo que Excel hace.

Prestafolio hace exactamente esas cuatro cosas: calcula la mora al día con sus días de gracia y la congela al cobrar, lleva una caja por cobrador con su arqueo, guarda cada movimiento con su rastro de auditoría y construye el historial del deudor por su documento de identidad. Si te reconociste en la tabla de arriba, mira los planes.